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オンラインイベントの魅力と開催方法を徹底解説

本記事ではオンラインイベントの魅力、開催方法、注意点などを具体的に解説していきます。

知識のない状態で開催してしまうと、本来なら必要のない余計な費用をかけてしまったり、人が集まらず期待外れの結果になってしまう可能性もあるので、予備知識を得ておきましょう。

オンラインイベントとは?

オンラインイベントのイメージ画像

オンラインイベントとは、Web上で配信する企画のことです。オンライン上に仮想空間を作ってイベントを開催したり、動画をライブ配信したりして行います。

コロナショックや働き方改革、自由なライフスタイルの広がりなどで、導入する企業が増えています。

オンラインイベントをやる目的は企業ごとに自由で、それによって何を得たいかも自由に決めることができます。ファンを増やしたり、投資を募ったりと可能性が豊富にあります。

オンラインイベントの魅力

オンラインイベントの魅力のイメージ画像

オンラインイベントの魅力は開催する企業側にもメリットがあることと、参加するユーザー側にもメリットがあることです。

収容人数に限りがない

オフラインイベントの場合、会場の定員人数しか参加者を集めることができません。しかしオンラインイベントはインターネット上で配信という形式で行われるため、人数制限がありません。

イベントの規模感に関わらず開催が可能という点は大きなメリットと言えるでしょう。

開催の準備が少ない

オフラインイベントでは会場を押えるのも一苦労ですが、オンラインなら会場を押える必要がありません。

そのほか、来場者用のデスクやチェア、案内係や警備員の手配、機材の準備などイベントを開催するうえで本来必要となる準備がオフラインイベントに比べて少ないです。

担当者の負担が少なく、気軽に短期間で準備を進めることができる点もオンラインイベントならではの魅力です。

コストが抑えられる

オフラインイベント開催には施設のレンタル料、電気代、備品代、人件費、美術セット費用、広告費用、企画費用など多くのコストが掛かります。

一般的に、セミナーや講演の場合は40~120万円、商品のPRイベントは200∼500万円のコストが掛かるとされています。

一方、オンラインイベントでは広告費用や企画費用こそ多少発生するものの、オフラインイベントに比べてコストを大幅に削減できます。予算をかけずに集客が見込めるので、コストパフォーマンスの良いイベントが運営できます。

参加のハードルが低い

オンラインイベントはオンラインという特性上、地域に制限することなく全国各地から参加者を募ることができます。さらに、多言語配信を行えば、日本のみならず世界中からだって参加者を募集することができます。

必要なものはパソコンやスマホのみであり、会場までの交通費、宿泊費の確保、当日の移動時間も含めたスケジュールの確保などが必要ありません。

参加のハードルがオフラインイベントに比べて非常に低く、集客が簡単という点もオンラインイベントが注目される理由の1つでしょう。

オンラインイベントの効果

オンラインイベントの効果のイメージ画像

本章では、オンラインイベントを開催したときに、実際に得られる効果について詳しく解説をします。

企業の認知を広められる

オンラインイベントを開催することで、企業の認知を広めることができます。

動画という形でアーカイブを残せるオンラインイベントは、開催後SNSで拡散されたり、ネット記事などに取り上げられることも多く、企業の認知を効率的に広げることができます。

話題性のあるイベントにする、ユーザー参加型のイベントにするなど工夫が求められますが、知名度を上げる大きなチャンスです。

インターネットの情報の広がり方はとても早いので、企業の認知が広がるとすぐに商品購買やサービス利用客が増える成果が期待できます。

ユーザーの声が集められる

オンラインイベントを開催すると、コメント機能でユーザーの意見を確認することができます。

例えば、新商品発売イベントであれば「絶対に手に入れたい」や「もっとこういった商品だったら買うのにな」といったリアクションがあるでしょう。こうしたリアクションは、商品の改善などに役立てることができます。

匿名性があり、誰でも簡単にコメントを投稿できるオンラインイベントだからこそ、多くの意見を集めることができるでしょう。

潜在ユーザーを顧客にすることができる

オフラインイベントに比べて、オンラインイベントは参加のハードルが低いことがメリットであると解説しました。

そのため、イベントにはサービスに対する関心が高い既存顧客以外にも、少し商品に興味がある潜在顧客も多数参加するでしょう。潜在顧客に対して、商品を魅力的に紹介することができれば、新規顧客へと引き上げることが可能です。

企業のファンを作ることができる

オンラインイベントを定期的に行うことで、熱量の高いファンを生み出だすことができます。企業の顔となるようなキャラクター(人物)、役に立つ情報、定番の企画など、参加ユーザーがあなたのサービスに好感が持てるようなコンテンツを多数用意しましょう。

イベントが純粋に面白いと評判が広まれば、興味本位で参加する人が多く現れ、結果として多くのファンを獲得することができるでしょう。

オンラインイベントの配信方法

オンラインイベントの配信方法のイメージ画像

オンラインイベントを配信する方法は、以下の3種類です。それぞれの配信方法の特徴を知っておきましょう。

オンデマンド配信

「オンデマンド配信」は事前に撮影した動画をインターネット上で配信し、いつでも視聴できるようにする配信方法です。

この方法は企業のセミナー、講演、学校のオンライン授業など、多くの視聴者に長期間リーチしたい内容のイベントでよく使用されています。

ライブ配信

「ライブ配信」は、今撮影している動画をリアルタイムで配信する方法です。わかりやすくいうと「生放送」です。

利用する配信サービスによっては、オンデマンド配信と同じように何度でも動画再生できるように残すこともできます。

新商品の発表イベントなど、情報の鮮度が求められるイベントなどでよく使用されます。そのほか、コメントを通じてリアルタイムで視聴者とのやり取りができるため、交流や活性化を目的としてイベントでも使用されることが多いです。

バーチャル配信

イベント会場、街並み、エントランスや展示会場などをバーチャル空間として、オンライン上に再現する配信方法です。参加者はGoogleストリートビューのような一人称視点で参加し、自由に会場を動くことができます。

就職フェア、大型展示会、博覧会など、没入感のあるイベントを演出したいケースでよく使われます。

バーチャル空間を作るコストがかかってしまうことや、参加者の環境によっては対応できないことから、「オンデマンド配信」や「ライブ配信」に比べると使われる頻度はやや低い傾向があります。

オンラインイベントの計画の立て方

オンラインイベントの計画の立て方のイメージ画像

オンラインイベントを行う際は、どのような準備や必要で、どのようなことを事前に決めるのか知っておきましょう。

1.イベント全体の目的を決定する

まずはイベントの目的を決め、目的から逆算して大枠の内容を決定していきましょう。具体的には「イベントの規模」や「コミュニケーション方法」、「対象とする層」などを明確にします。

目的や規模などを決めると、オンライン配信の方法を的確に選ぶことができます。準備も進めやすくなるので、まずイベントの土台を固めましょう。

2.ツールや配信方法を決定する

イベントの土台を固めたら、実際に使用するツールなどを決めます。ツールはオンデマンド配信やライブ配信など、配信方法をもとに選択します。また、動画サイトによって利用しているユーザーの層が異なるため、顧客層にあったサービスを選ぶ必要があります。

どの動画配信サイトでも、チャンネル(アカウント)の作成が必要となるはずです。基本的な設定を済ませ、なるべく早い段階でテスト配信をして、自社の環境で問題なく使用できるかを確認しておきましょう。

バーチャル配信サービスを選択した場合は参加できる環境を明記し、ユーザーに告知しておくことが大切です。

3.リソースを確保する

オンラインイベントを開催するにあたり、必要な人材やそれぞれのタスクの洗い出し、分担などを決定します。オフラインイベントよりも手軽に開催できることが特徴のオンラインイベントですが、担当する人数が少なすぎるとクオリティが低くなってしまいます。

4.コンテンツの制作を行う

方向性が決まったら、オンラインイベントの制作を行いましょう。配信する動画を撮影、編集したり、当日にライブ配信する動画の企画、打ち合わせ、練習などを行います。

バーチャル空間を用意する場合は空間のテーマを決め、参加者が楽しみやすいように仕上げます。

コンテンツ製作は企業側が宣伝したいものを織り込みながら、ユーザーが参加しやすいものから提供していきましょう。

5.情報発信し集客を行う

オンラインイベントにおいて最大のメリットは、情報が広く行き渡ることです。企業の新サービスの情報を発信したり、商品の情報を発信したりすることでファンが注目します。ユーザーにとって利益になる情報は集客効果が高いので、オンラインイベントに自然と人が集まります。

情報を発信して広めるためのイベントをオフラインで行うと、会場に集まっている人のみが体験できるものとなります。しかし、オンラインイベントなら途中からの参加もできるため、情報がより広く広まります。

6.参加者に対するアプローチ方法を決めておく

オンラインイベントで集まったユーザーを活用する方法を事前に考えておきましょう。

例えば、「アンケートを行う」、「ユーザーの情報の収集を行う」、「商品ページに誘導する」、「企業コミュニティへの参加を促す」などです。

「イベントを開催して終わり」ではなく、サービスに興味を持ってもらい、継続的な付き合いができるようにアプローチします。

オンラインイベントを盛り上げるコツ

オンラインイベントを盛り上げるコツのイメージ画像

オンラインイベントは盛り上げるコツがあります。どのような工夫で盛り上げられるのでしょうか?

演出にはとことんこだわること

オンラインイベントは会場の熱や雰囲気がユーザーに伝わりにくいため、ユーザーが途中で飽きてしまうことがあります。

そのため、1つ1つの演出にこだわりユーザーを楽しませることを意識する必要があります。

高い映像技術を使ったコンテンツを作成する、シークレットゲストを出す、ユーザーが参加できるコーナーを設けるなど、イベントに参加している一体感を作り出すようにしてください。

動画配信サービスの機能を駆使する

動画配信サービスでは画面共有やメッセージ機能など、さまざまな便利機能が使えます。イベントを効率よく進めるためにこれらの機能は最大限活用しましょう。

例えば、画面分割機能と画面共有機能を使い、半分は出演者、半分はパソコン画面を映すなど、ユーザー目線で考えたときにわかりやすい配信を心がけましょう。

聞くシーンと発言するシーンを明確にする

オンラインでセミナーを行う場合は、企業側が説明する場面と、参加者側が質問したり、発言したりする場面がはっきりしていないと、参加者が消極的になりやすい傾向があります。

「説明をした後で質問を受け付ける」といった一言が入るだけで、ユーザーは質問を考えながら説明を聞くため、質疑応答に入った時に多くのやりとりができます。

ユーザーから多くの質問が来ないとイベントが充実した内容にならないので、質問をしやすい環境を作ることを念頭に置きましょう。

参加者からの質問やコメントを拾う

オンラインイベントの大きな課題として、対面の会話ができないことが挙げられます。何の対策もしていないと、参加者との交流が上手くいかずにイベントが終了してしまうこともあります。

そのため、オンラインイベント開催時には、オフラインイベントに負けないくらい発言しやすい雰囲気を作ることが大切になります。具体的には、参加者からもらった質問やコメントにはできるだけ反応しましょう。反応を返すことで、参加者が次々とコメントを送り、イベントが盛り上がります。

進行役は裏で連絡を取れるようにする

ライブ配信やバーチャル配信の場合、イベントの進行をしている人は参加者を客観視することが難しくなるため、第三者にアドバイスをもらう必要があります。パソコンで配信しつつ、スマホで企業のサポート役と連絡を取り、拾えていないユーザーの意見がないか、イベントが本来の目的とは違う方向へ流れていないかを確認しましょう。

多くの人が参加するオンラインイベントは、サポートが充実していないと進行者の負担が大きくなってしまいます。

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執筆:Cxin

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