自宅で仕事ができるテレワークは採用の幅を広げたり、通勤時間の排除ができるなどのメリットがあります。しかし、テレワークに慣れていない企業も多数あり、コミュニケーションが取りづらいことに対して不便さを感じていることが多いようです。
そこで本記事では、テレワークにおけるコミュニケーション課題やその解決方法を解説します。
テレワークはコミュニケーションロスが発生しやすい
そもそもテレワークとはICT(情報通信技術)を使うことを前提とした、時間や場所を選ばない働き方です。
働き方改革をきっかけで労働に費やす時間を短縮するビジネスマンが増えたことと、地域を制限せず優秀な人材を確保したい企業が増えたことを背景に導入が進められてきましたが、多くの企業が、「コミュニケーション不足が起こりやすい」という課題に直面しています。
テレワークにおいて、コミュニケーションを行うには電話やメール、チャットなどを行う必要があり、その性質上オフィスワークに比べて1回のコミュニケーションのハードルが高いため、社員同士の意思疎通がおざなりになってしまうのです。
実際に総務省調査のテレワークに関する課題調査では、15.5％のテレワーカーが「孤立感を感じる」と回答しています。
コミュニケーションロスにより発生すること
ビジネスでプロジェクトを進めるうえで、社員同士のコミュニケーションが減ることは重大な問題です。
以下では、コミュニケーションロスによって引き起こる問題をリストアップしています。対策を講じる前に、まずは解決すべき問題を整理しましょう。
作業工程や成果物が上司の認識とズレる
オフィスワークでは1日中好きなタイミングで気軽にコミュニケーションが取るため、疑問点があった場合にすぐに報告・連絡・相談ができます。
しかし離れたところで働いていると、ホウレンソウに時間がかかるため、小さい疑問は相談しなくなってしまう傾向にあります。
ちょっとした疑問を放置したことで、上司との認識がズレてしまうと、成果物が要求と違うものになってしまいます。
社員がサボり始める
コミュニケーションが頻繁に行われているオフィスとは違い、テレワークでは自分の仕事を監視し、口出しをしてくる上司はいません。
また、作業の進捗を細かく報告する取り決めがなされていないと、従業員の仕事に対する意識はどんどん緩んでいくでしょう。
結果、少しくらいサボってもバレないと従業員は考えるようになります。
社員のモチベーションが低下する
社員のモチベーションが低下することもコミュニケーションロスによって発生することの1つです。
自分の成果を報告し、周囲の人に認めてもらう機会が減ってしまうと、従業員の承認欲求は満たされず、何のために働いているのかわからないという心理状態になってしまうでしょう。
やる気やモチベーションは低迷し、離職を考え始める社員も現れてしまいます。
スケジュール通りにプロジェクトが進まない
コミュニケーションロスにより、上司はプロジェクトの全体像を把握しにくくなってしまいます。
オフィスワークであれば、毎日仕事の進行状況を丁寧に確認し、遅れがあれば作業の効率化やリソースの投下を行い軌道修正をすることができますが、進捗の遅れが発覚するまでに時間がかかり、対応が遅れてしまう可能性があります。
結果的にプロジェクトに大幅な遅れが発生してしまうでしょう。
コミュニケーション円滑化のために企業がすべきこと
テレワーク環境でもコミュニケーションを円滑に取ることができれば、上記で解説した問題が発生することはありません。
以下で紹介するポイントを押さえて、オフィスワークと遜色のない環境を作っていきましょう。
テレワーク用の各種ツールを導入する
テレワークに役立つ様々なツール（サービス）がリリースされています。
コミュニケーションツールや勤怠管理ツール、タスク管理ツール、ビデオ会議ツールなど各種ツールを導入しましょう。
これらのツールを導入し、上司が自ら積極的に活用していくことで、オフィスワークに負けないくらい気軽に発言ができる環境を作ることができます。
ツールを導入したうえで、メンバーと話す時間を設ける
毎日の作業スケジュールに固定でメンバーと話し合う時間を設けましょう。できれば始業直後、と終業前の2つのミーティングを確保すべきです。
始業直後に、作業の進め方をすり合わせることができるため、想定どおりの成果物が完成します。また、終業前に確認があることにより、従業員のサボりを抑制することができます。
固定のミーティング以外でも気軽な相談をしてもらえるように、上司は自分のスケジュールを共有し、すぐに返答できる時間に部下の伝えておきましょう。
仕事以外でも気軽に話せる環境を作る
上述で紹介した業務上のミーティング以外にも、よもやま話ができる時間を確保することも大切です。
日常会話など雑多な話をする機会を作ることで、チーム意識を高め、モチベーションを維持させることができます。
具体的には、1対1の話し合いの時間を設ける、チームでランチ時間などを合わせて会話を楽しむ、オンライン飲み会を開催するなどの方法があります。
社員1人1人が意識すべきこと
コミュニケーションは従業員1人1人が意識をして初めて円滑化するため、会社が配慮するだけでは解決しません。
そのため、会社の対応を待つだけではなく1人1人の意識を変え、自力で問題を解決していく姿勢も求められます。
細かくステータスを報告する習慣を付ける
上司が自分たち従業員の仕事の進行状況を把握しにくい状態にあることを理解しましょう。そのため、自分から毎日作業の進み具合を細かく報告することを習慣つけてください。
その際、業務進捗は正直に報告してください。
オフィスよりもリラックスできる自宅で作業をすることにより、慣れるまで作業効率が低下してしまうことがあります。誰しもが直面することですので、これだけしか作業できていないことはおかしいと、不安にならず正直に進捗を報告しましょう。
連絡に対する返信速度を上げる
テレワークでは従業員1人1人が返信速度を上げるように意識することが大切です。
チームで作業にあたっている場合、1つ1つの作業が相関関係にあり、あなたのレスポンスがなくては、誰かの作業が進まないということも起こります。
ついつい自分の業務を優先してしまいますが、チームで動いている意識を持ち行動しましょう。
使用するツールに積極的に慣れる
メールが主流だった企業は、チャットやビデオ通話などに従業員が慣れていません。とくに年齢層が高い企業の場合に当てはまります。
「使い方がわからない」「会社はなんて面倒なツールを導入したんだ」とネガティブになるのではなく、会社で統一して使用するツールの知識は積極的にインプットするようにしましょう。
テレワークでは、頻繁にツールを使用して連絡を取り合うことになります。「ツールの使い方」という最初のステップで躓かないようにしてください。
ビデオ通話でコミュニケーションを取る
ビデオ通話でのコミュニケーションを心がけ、テキストでの連絡に逃げないことも大切です。
対面で話をすることで、言葉では説明しにくい部分もジェスチャーで伝わります。またテキスト入力では長文になってしまう説明も話すことで短い時間で多くの情報量を伝達できます。
そのほか、ビデオ通話でのやり取りを増やすと、メンバー同士の変化にも気づきあえる、身だしなみに気を配るようになり気が引き締まるなどの効果があります。
コミュニケーション円滑化のためにやり過ぎは要注意
雑談はリフレッシュのために必要ですが、プライベートに踏み込みすぎるのはよくありません。むやみに業務時間外に連絡をしたり、オンライン飲み会に誘ったりなどは控えるようにしましょう。過度にプライベートな空間を覗かれることを快く思わない人もいるので、プライバシーには配慮しましょう。
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