テレワークは効率的な働き方ができる一方、コミュニケーションが取りにくくなってしまうため、コミュニケーション問題を解決するために企業の業務内容や、従業員の都合に合ったツールを使う必要があります。
本記事では、テレワークで活用できるツールを種類別に紹介いたします。
テレワーク（リモートワーク）とは？
「テレワーク」とはインターネット等を利用して、オフィス以外の場所で働くことをいいます。リモートオフィスやカフェなど企業によっては、自宅に限らず様々なワークスペースを使うことがあります。
テレワークと似た言葉に「リモートワーク」というものがありますが、意味はほぼ同じです。テレワークは場所も時間も柔軟であるニュアンスがあり、リモートワークは遠隔勤務という定義で時間に関しては規則に縛られていることが多いです。
こうしたオフィス以外での働くシステムは、2020年に発生した新型コロナウイルス感染症の影響で、多くの企業で導入が進みました。
テレワークが企業にもたらすメリット
テレワークを導入すると、企業にはさまざまなメリットが生まれます。
1つ目に挙げられるメリットは、時間に余裕が生まれることです。通勤時間がないテレワークは仕事に費やす時間を多く確保できるので、生産性が高まります。
2つ目のメリットは、地域を制限することなく優秀な人材を採用できる点です。日本中はもとより、テレワークが導入されている企業であれば海外に住んでいる人も採用し、一緒に働くことができます。
そのほかにも、社員に支払う交通費の削減できる、感染症対策となるなどのメリットがあります。
テレワークの課題
テレワークには多数のメリットがありますが、導入するうえでの課題もあります。
テレワークで1番の課題とされていることは、コミュニケーションを取ることが難しくなってしまう点です。
また、従業員がそれぞれ別の場所で働くことで、働いた時間、作業の進捗を管理しにくくなってしまうなどの問題があります。
そのほか、セキュリティ上の課題や、従業員の精神衛生上の課題などもあります。
これらの課題やリスクは、テレワーク用ツールを導入することである程度、解消することができます。決して絶対に解決できない問題ではありませんので、企業と従業員が寄り添い、働きやすい環境を一緒に作っていく必要があるでしょう。
テレワークツールの種類
以下では、ツールの分類を紹介します。
テレワークツールの種類はとても多いので、導入目的をはっきりさせることが重要です。現状の課題は何かをよく考え、適した機能を持つツールを導入しましょう。
オンライン会議ツール
ビデオ通話ツールを使って複数人でオンライン会議を行うツールです。「電話」と比べて、複数人で通話できる点や、従業員の顔が見えることが特徴です。
上司は、従業員の顔を見てストレスや疲れが溜まっていないか、体調管理は出来ているかの確認を行うこともできます。
チャットツール
チャットツールはテキストや絵文字、添付ファイル、画像などでやりとりをするツールです。
ビジネスシーンで活用されてきたメールと違い、会話形式でやり取りができるため、簡単な確認や相談がしやすい点が特徴です。また、連絡内容を後から何度も見返せるので、大事な内容を再確認しやすいというメリットもあります。
日常的な業務連絡はチャットツール、大切な内容はオンライン会議ツールといったように使い分けると円滑にコミュニケーションが取ることができるでしょう。
グループウェアツール
グループウェアツールはコミュニケーションだけではなく、情報共有もできるツールです。スケジュール管理、タスク進行状況、ファイル共有、メール送受信、掲示板など、ビデオ通話以外のテレワークに必要な機能がほとんど揃っています。
社員全員で同じ情報を共有できる利便性がありますが、情報漏洩のリスクもあります。
タスク管理ツール
個別のタスク進行をリスト化し、一括で確認できるツールです。タスク管理ツールを使うと、従業員の仕事の進み具合がよく分かります。社員ひとりひとりが報告し、管理者が確認をとる必要がなくなり、毎日の負担を減らせます。
テレワークを導入すると、タスク管理が行き届かなくなってしまうことが必ずと言っていいほど発生するので、専用ツールを使うことをオススメします。
ファイル共有ツール
オンラインストレージと違い、専用ソフトをインストールしてファイルをインターネット上で共有するツールです。オンラインストレージではセキュリティが心配という場合でも、専用ソフトがないと閲覧できないツールなら安心です。
ただし、ファイルをやりとりするだけのツールなので、便利な機能はついていません。
勤怠管理ツール
毎日の業務時間の管理はもちろん、休暇申請もオンラインでできる勤怠管理ツールです。オフィスに出勤する時のようにタイムカードを押せないため、オンラインで管理するツールが必要となります。
管理者のみではなく、従業員全員で閲覧できるツールを使うことで緊張感が生まれ、サボりやすいというテレワークならではの問題を防げます。
おすすめのWeb会議ツール
Web会議ツールを選ぶ際は、料金や同時に参加できる人数を比較項目としましょう。以下では代表的なツールを3つ紹介します。
Zoomミーティング
Zoomミーティングは、Web会議ツールの中でも最も有名なツールでしょう。
管理者がアカウントを持てば、社員は煩わし登録などをせずにアプリをインストールするだけで使えます。また、アプリではなくWebサイトからの利用も可能です。
最大で100人同時にオンライン会議できますが、無料会員の場合の通話時間は40分なので大規模で短い会議に利用しましょう。
料金は基本0円、プロプランは約1,600円、ビジネス・企業プランは約2,140円です。
Google Meet（旧：Googleハングアウト）
Google MeetもZoomと同じくらいの知名度の高いWeb会議ツールです。Googleアカウントを持っている方であれば、誰でも無料で利用できます。
最近のスマホには標準で入っていることも多く、従業員にとっても親しみやすいツールでしょう。ビデオチャット、音声通話、テキストメッセージ、SMSやMMSでのやりとりができます。そのほか、位置情報の共有もできるため従業員の管理に役立てることも可能です。
Whereby（旧：appear.in）
Wherebyは、ZoomやMeetに次いで、有名なWeb会議ツールです。
管理者がルームを作成するためのカウントを作成し、参加者は共有されたURLからルームにアクセスすることができます。最大人数が4人ですが通話時間は無制限です。
小規模なチームで、長時間会議をすることが多い企業にはピッタリでしょう。
料金はフリープランは無料、プロプランは約1.070円、ビジネスプランは約10,700円です。
おすすめのチャットツール
日常会話のためにチャットツールを導入するのであれば、さほど機能の違いは感じられないでしょう。そのため、月額料金を基準に選んでしまって構いません。
Slack（スラック）
アメリカのチャットツールで、TwitterやGoogleなどと連携して情報共有できます。社員がさまざまなアカウントを持っている企業におすすめです。外部ツールと連携、トークログ、ビデオ通話、音声通話などがあります。料金はスタンダートプランで月額850円、プラスプランで月額1,600円です。
Chatwork（チャットワーク）
ビジネスチャットツールの中で国内使用者数がもっとも多いのが特徴で、テキストメッセージでのやりとり、音声通話、ビデオ通話、タスク管理、ファイル共有ができます。料金はフリープランで0円、個人プランで月400円、組織プランで月500円、管理機能強化プランで月800円です。
LINE WORKS
LINEにビジネス向け機能を追加したツールで、ノートや予定共有、ファイル共有、アンケート機能、プッシュ通知などの機能があります。テレワークで従業員の様子を簡単に把握したい場合は、アンケートを活用すると便利です。料金は、0円のフリープラン、月300円のライトプラン、月500円のベーシックプラン、月1,200円のプレミアムプランの4種類があります。
おすすめのグループウェアツール
メール機能やフォルダ共有機能は、基本的にどのグループウェアツールにも内包されています。グループウェアに何を求めているのか、どのような目的を達成するために導入を検討しているのかを明確にして、オプション機能から選ぶと良いでしょう。
G suite
Googleのクラウド型グループウエアで、メール、ビデオ通話、オンラインストレージ、共有カレンダーなどがつかえます。
料金は月額680円、初期費用は無料です。サポートセンターは24時間やっていて、エンジニアが対応してくれます。
Office365
Microsoftのクラウド型グループウエアで、世界トップクラスのユーザー数です。最大1TBの大量オンラインストレージやExcel、PowerPointといったアプリがつかえます。月額540円で利用できます。ただパソコンの空き容量が多くないと動作が重くなるため、社員に空き容量を増やすよう、通達しましょう。
kintone
業務内容に合わせてプログラミングの知識なしで、オリジナルアプリをつくれるツールです。100種類のアプリの中から好きなものを選べるので、業務内容に合わせてぴったりのツールにカスタマイズしましょう。無料プランと、月額780円のライトプラン、月額1,500円のスタンダードプランがあります。
おすすめのタスク管理ツール
タスク管理ツールは、サービスによって大きく値段やUIが異なります。簡易的な情報は以下でまとめていますが、実際に商品ページを確認し管理画面を確認することをオススメします。
Backlog
Backlogでは、ガントチャートや管理システムなどを使って、プロジェクト計画、タスク管理、作業記録を行います。最初の30日間は無料で使えますが、スタータープランは月額2,400円、スタンダードプランは月額11,800円、プレミアムプランは月額19,800円、プラチナプランは月額50,000円などです。
Trello
Trelloは、タスクごとにカードを作成し管理するタスク管理ツールです。
SlackやDropboxなどと連携することができ、iPhoneやAndoridスマホ、パソコンとさまざまなデバイスで使えます。
料金は無料プラン、月額1,070円のビジネスプラン、月額2,247円のエンタープライズプランがあります。
Evernote(エバーノート)
どこでもメモやノートを作成し、ボイスや写真を添付したり、検索機能、予定のリマインダなどができます。タスクの管理ツールとしても使えるので便利です。月額無料のベーシックプラン、 月額600円のプレミアムプラン、1人につき月額1,100円の法人プランがあります。
おすすめのファイル管理ツール
ファイル管理ツールは料金内で使える、容量が主な比較ポイントとなります。以下では代表的なツールを3つ紹介します。
Dropbox
オンラインストレージサービスで、初期段階で最大2GBのストレージ容量は友だち招待で最大15GBに増やすことができます。ログイン不要で自動的にファイル共有ができる点や、UIが非常にわかりやすいことから、世代を問わずオススメできます。ベーシックプランは月額無料、プラスプランは月額1,200円、プロフェッショナルプランは月額2,000円です。
Google ドライブ
無料でも最大15GBまでのストレージ容量を使えることが特徴のファイル管理ツールです。Googleアカウントを持っている方であればすぐに使用できるため、Gmailを使っている企業であれば、抵抗感なく導入できるでしょう。料金はパーソナルプランの場合15GBで無料、100GBで月額250円、200GBで月額380円です。
Microsoft OneDrive
Microsoftが運営しているオンラインストレージサービスで、標準でも5GBの容量を使えます。Office365ユーザーなら1TBまで使えるので、大容量のファイルを共有する機会が多い企業にオススメです。料金はプラン1なら月額540円、プラン2なら月額1,090円、プレミアムなら月額1,360円です。
おすすめの勤怠管理ツール
勤怠管理ツールは、登録できるユーザー数に着目して選択をしましょう。
ジョブカン勤怠管理
出勤や休暇申請、シフト管理などをオンラインで出来るツールで、他のジョブカンシリーズのツールと連携することでさらに便利に使えます。freee等の会計ソフトと連携にしているのもメリットです。料金は初期費用が0円、月額料金が200円です。ユーザー数に制限がないので、従業員の多い企業におすすめです。
jinjer勤怠
多くの企業でバラバラに管理されてきた人事を、ひとつのプラットフォームにまとめられるツールです。リアルタイムで情報解析や分析ができます。勤怠管理以外にも人事管理、経費管理などの専用ツールもあります。初期費用が無料、月額料金が300円です。
KING OF TIME（キングオブタイム）
種類が豊富な勤怠管理スタイルの中から、企業に合っているものをかんたんに選べるシステムになっています。従来の月末締めの勤怠管理ではなく、リアルタイムで自動計算する仕組みなので、余分な料金が発生することがかかりません。料金は初期費用無料で、利用があったユーザー分だけ月額300円の料金が発生します。
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