テレワークで仕事をしている従業員のマネジメントは、通勤している従業員のマネジメントと全く違います。そのため、テレワークを導入したばかりの企業の多くが社員のマネジメントに苦戦しています。
本記事ではテレワークならではのマネジメントに関する問題、解決策などを紹介していきます。環境や作業スピードなどに個人差が出やすいテレワーク環境で、社員1人1人が100%パフォーマンスを発揮できるようにサポートしましょう。
テレワークのマネジメントは難易度が高い？
出勤中ずっと顔を合わせているオフィスワークと違い、テレワークは気軽な会話することが少ないです。オフィスワークであれば問題なく「ちょっといいですか？」と相談できた内容も、テレワークだと、言い出しにくくなってしまうためです。
結果、従業員たちが自己判断で仕事をしてしまう機会が増えてしまい、上手にマネジメントすることが難しくなってしまいます。そのため、テレワークを導入する場合はオフィスワークとは全く違ったマネジメント方法が必要になります。
それでもテレワークを導入する理由
社員のマネジメントが難しいという、デメリットを持つテレワークですが、それ以上にメリットが大きいからこそ、導入する企業が増えています。
とくに、在宅勤務OKという条件のもと、地域を問わず優秀な人材を採用できることは企業にとって魅力的です。
また、2020年に発生したコロナショックのように感染症などが流行した際にも、柔軟に対応ができます。
そのほかにも、移動時間を削減し生産性を向上できる、オフィスの省力化で環境負担を軽減できるなど、多数メリットがあります。
テレワークマネジメントの課題【業務管理編】
テレワークのマネジメントは、業務管理においてどのような課題があるのでしょうか？まずは課題を把握しておきましょう。
業務の分配、把握が難しい
従業員ひとりひとりに業務の分配をすることや、従業員が行っている業務進捗を把握することがテレワークでは難しいです。ひとつの場所に全員が集まっていない分、連絡をする手間がかかるためです。
本来であれば、業務の進行によってタスクの再分配やリソースの投下を行いますが、このような対応が遅れてしまう可能性があります。
勤怠管理が難しい
テレワークは仕事とプライベートの切り替えが曖昧になりやすいので、勤怠管理が難しいとされています。
テレワークであっても労働時間を把握し、オーバーワークになっていないか（社員がサボっていないか）を確認するのは、企業側に求められることを忘れないようにしましょう。
認識のズレが発生しやすい
従業員が業務内容に不明点を感じたとき、近くに相談できる上司や先輩がいないことから、間違った解釈で仕事を進めて可能性があります。数日かけて取り組んだ業務にズレがあり、最初からやり直しという事態にもなりかねません。
オフィスワークに負けないくらい、気軽に相談しあえる環境を作ることが社員を管理する立場の人に求められます。
テレワークマネジメントの課題【人材管理編】
テレワークのマネジメントは仕事の管理だけではなく、人材管理もあります。人材の管理が行き届いていないと意欲の低下、孤独を感じるなど社員のメンタルに悪影響です。
評価や称賛の機会が減る
テレワークは仕事を早くこなした場合に褒めてもらう、作成した書類が優れていたら評価してもらうということが難しくなります。オフィスワークでは当たり前のようにできていた「一言褒める」という機会が減ってしまいます。
そのため社員は承認欲求が満たされず、モチベーションが低下してしまいます。最悪の場合、従業員の離職に繋がりかねません。
マンツーマンでの教育ができない
上司と部下、先輩と後輩がマンツーマンで接する機会がテレワークでは減ってしまうため、新人の育成が困難になります。
社員は毎日仕事をしていく中で、自分にスキルが付いていく感覚を感じられなくなってしまいます。すると今の会社で働き続ける意義を見出すことができなくなり、モチベーション低下、離職などに繋がってしまいます。
チーム意識や一体感を感じさせることができない
従業員が全く違う環境で働くテレワークでは、社員同士の繋がりが実感できません。オフィスワーカーたちのように飲み会をしたり、社員同士がちょっとした日常的な会話をしたりできないため、チームとしての意識が芽生えにくくなってしまうのです。
その結果、当事者意識が薄れ「サボる」「手を抜く」などのネガティブな行動を起こしやすいくなります。
ストレスに気づいてあげられない
一人で行う自宅での作業は孤独を感じやすく、ストレスを溜め込みやすいです。仕事とプライベートの切り替えもうまくできなくなり、疲労が溜まりやすい状態に陥ってしまいます。
オフィスワークであれば、そんな様子に誰かが気づきケアをしてあげることができますが、顔の見えないテレワークでは、気づいたときには限界レベルにストレスが溜まっているといったことも起こりうるでしょう。
マネジメントツールによる課題解決
テレワークに関する上記のマネジメント課題は、ツール導入で解決できることが多いです。テレワークに導入できる数多くのツールがあり、無料なものも多いです。問題に応じたツールを導入しましょう。
テレワークの種類は大きく以下の6つの分類できます。
- オンライン会議ツール
- チャットツール
- グループウエア
- タスク管理ツール
- ファイル共有ツール
- 勤怠管理ツール
理想的なテレワークマネジメントとは
離れた場所で仕事をするテレワークのマネジメントは、どういった姿勢が理想的なのでしょうか？実践するポイントは以下の通りです。
オフィスと同じ環境を与える
テレワークでは、自宅でオフィスと同じように快適に働ける環境を整えます。PC、モニターなどの購入するなら経費を割り当てて、社員の負担を減らしましょう。
マウスやキーボードなどデバイスの周辺機器はもちろん、デスクやチェアも買う必要はないか検討し、快適に働ける環境を用意してください。
相談の時間が設けられている
朝会（朝礼）などを実施することで、社員ひとりひとりとコミュニケーションを取り、毎日仕事をしていて困ることはないか、トラブルは起こっていないかを確認します。
毎日の業務連絡はもちろん、相談できる関係を作ることでテレワークのストレスを緩和しましょう。
相談の時間が決められているだけで、何かあった時に言えるという安心感が生まれます。相談する時間を設けたことを周知するだけでも、孤立しやすい環境のマネジメントになります。
労務管理や人事評価が適切に行われている
社員が1日にどれくらい働いたか、どのような成果を上げたのかが適切に判断され、それが人事評価としてしっかり反映される仕組みを作りましょう。
仕事を正当に評価してもらえることが社員に伝われば、社員の意欲も高まるはずです。
そのためにも、1日の終わりに業務の進捗を共有する時間を設けることが大切になります。
チーム全体での関わりがある
チームでオンライン飲み会を定期的に行い、普段伝えられない悩みや不満などをゆっくり話す時間をもうけましょう。個別で上司と部下がやり取りをすることは、部下にとってストレスになります。
相談したいことがあってもなかなか言えないこともあるので、オンラインで複数人で会話する機会をつくり、他の人の意見に同調する形で伝えやすい環境が必要です。同僚などのテレワークの様子を聞くことで、はたらき方のヒントにもなります。
個人のビジョンと会社のビジョンがイメージできる
テレワークでは、自分自身の展望と、会社の展望を理解しにくい傾向にあるため、ビジョンをイメージしやすいようマネジメントしましょう。
会社の方針を共有したうえで作業を依頼し、その作業によってどのようなスキルが身につくのかをきちんと伝えてあげるようにしてください。
また、キャリアアップの可能性が不透明な企業は離職率が高くなる傾向があるため、今の作業の説明だけではなく、これから任せたいと思っていることも一緒に伝えられるといいでしょう。
プライベートに踏み込み過ぎない
テレワークを導入するうえで、手厚く社員を管理することは非常に大事ですが、やり過ぎはマイナス効果となってしまいます。
距離を縮めようとプライベートにまで、首を突っ込むことは避けましょう。家族と一緒に生活をしている従業員に対しては、一層配慮する必要があります。とくに「業務時間外の連絡」について気を使ってあげることが大切です。
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